Skloubit všechny pracovní i osobní závazky bývá pro většinu lidí značně komplikované. Neustále se za něčím honíme a na konci dne zjišťujeme, že jsme toho moc nestihli. Pokud se v tom poznáváte, je na čase zamyslet se nad svým time managementem a zefektivnit ho. Neznamená to dělat věcí víc, ale dělat je chytřeji.
Mějte přehled o svých prioritách
Základem dobrého time managementu je vědět, co je opravdu důležité. Sedněte si a sepište si své krátkodobé i dlouhodobé cíle. Co chcete v životě dosáhnout? Co vás naplňuje? Jakmile si uděláte jasno ve svých prioritách, bude pro vás jednodušší rozhodovat se, čemu věnovat čas a energii. Nebudete se rozptylovat maličkostmi, ale soustředíte se na to podstatné.
Naučte se říkat ne
Možná vám připadá, že byste potřebovali den, který má víc než 24 hodin. Jenže všichni máme k dispozici stejný čas, jen s ním jinak zacházíme. Pokud chcete mít čas na to, co je pro vás důležité, musíte se naučit říkat ne věcem, které vás od vašich cílů odvádějí. Může to být pozvání na akci, která vás neláká, prosba o pomoc s něčím, co klidně počká, nebo pracovní úkol, který nespadá do vaší zodpovědnosti. Naučte se zdvořile, ale důrazně odmítat a stanovovat si hranice.
Plánujte si den předem
Velkou pastí pro efektivní time management je ztráta času nad rozhodováním, co dělat. Vyzkoušejte si večer naplánovat aktivity na další den. Sepište si seznam úkolů podle priorit a také si k nim připište očekávanou časovou náročnost. Takhle budete mít ráno jasný plán, do kterého se můžete rovnou pustit. Kromě toho si nastavte i čas vstávání a večerku tak, abyste měli dostatek spánku – nic nezabíjí produktivitu víc než únava.
Nepřeceňujte multitasking
Máte tendenci dělat několik věcí najednou? Vyřizovat e-maily při schůzce, psát report při obědě? Zdánlivě tím ušetříte čas, ale výsledkem může být pravý opak. Věnovat se naplno jedné činnosti je mnohem efektivnější než přeskakovat mezi několika. Nejenže vám každé přepnutí pozornosti zabere čas a energii, ale také riskujete, že budete dělat chyby z nepozornosti. Zkuste to a sami uvidíte ten rozdíl.
Zařaďte pravidelné přestávky
Nejspíš znáte ten stav, kdy se několik hodin mořite s úkolem a najednou máte pocit, že vám to vůbec nemyslí. Vaše hlava potřebuje pauzu! Pravidelné přestávky jsou pro efektivitu i kreativitu naprosto zásadní. Vyzkoušet můžete třeba metodu Pomodoro – 25 minut soustředěné práce a pak 5 minut pauzy. Nebo si po každé dokončené aktivitě dejte 10-15 minutovou přestávku. Protáhněte se, nadechněte, dejte si kávu. Vrátíte se s čistou hlavou a novou energií.
Používejte chytré nástroje
V dnešní digitální éře by byla škoda nevyužít moderní technologie i pro osobní produktivitu. Existuje nespočet aplikací a nástrojů pro plánování času, úkolů i poznámek. Vyzkoušejte třeba Trello na organizaci projektů, Todoist na správu úkolů nebo Evernote na poznámky. Důležité schůzky a termíny si zase evidujte v online kalendáři se synchronizací do mobilu, ať na ně nezapomenete. Nechte technologie, ať se starají o detaily za vás.
Time management není raketová věda, ale životní styl a soubor návyků. Nebojte se experimentovat a hledat systém, který sedne právě vám, vašim potřebám a prioritám. Začněte třeba jen jednou malou změnou a postupně na ní nabalujte další. Odměnou za vytrvalost vám bude větší přehled, klid a energie na to, co je pro vás v životě opravdu důležité.